Workshop Penyusunan Dokumen Standar Managemen Mutu (SMM) ISO 2001:2015

10 July, 2019
44

Fakultas Pendidikan Teknologi dan Kejuruan selenggarakan Workshop Workshop Penyusunan Dokumen Standar Managemen Mutu (SMM) ISO 2001:2015 dan Surveillance Audit ISO 9001:2015 oleh Consultant ISO, Ir. Adnan Adlin di Ruang Auditorium Lantai IV FPTK UPI Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 207 Bandung 40154, Rabu (26/06/2019).

Workshop dihadiri oleh Wakil Dekan Bidang Akademik sebagai MR, Document Controll (DC), Tim Audit Internal ISO, Para Ketua Departemen dan Ketua Prodi, Para Kasubbag, Ketua dan Sekretaris Satuan Kendali Mutu, Gugus Kendali Mutu setiap Prodi serta Staff Dokumen setiap unit kerja. Acara dibuka oleh Wakil Dekan Bidang Akademik, Dr. Iwa Kuntadi, M.Pd. Iwa menginformasikan bahwa Satuan Penjaminan Mutu UPI pada hari Senin, 24 Juni 2019 telah mengundang perwakilan unit kerja yang akan di ISO, baik itu yang pertama atau surveillance, dan FPTK termasuk salah satu unit kerja yang setelah dinilai oleh Tim Pendamping ISO UPI telah memenuhi syarat dan lengkap untuk di visitasi, maka SPM menjadwalkan visitasi eksternal ISO 9001:2015 pada akhir bulan Juli 2019, tetapi masih tentatif.

Wakil Dekan Bidang Akademik menyampaikan informasi tentang gambaran penjaminan mutu secara umum di FPTK UPI yang saat ini disetiap unit kerja ada Tim Gugus Kendali Mutu yang dapat berperan aktif termasuk dalam kegiatan ISO ini. “ISO 9001:2015 penting sebagai akuntabilitas publik dan penjaminan mutu eksternal. Sebelum FPTK di audit oleh Tim Eksternal, maka terlebih dahulu Tim Audit Internal telah melakukan audit ke seluruh unit di lingkungan FPTK, dan progressnya sebagian telah disampaikan kepada MR melalui Document Controll”.

Wakil Dekan Bidang Akademik mengingatkan agar dokumen yang telah dibuat dalam rangka ISO sudah benar-benar dijalankan dalam praktek pelaksanaan kegiatan dengan sebaik-baiknya. “Kegiatan workshop hari ini dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya untuk mempersiapkan seluruh dokumen terkait dengan visitasi eksternal pada akhir bulan Juli tersebut. Bapak/Ibu pimpinan unit kerja dapat berkonsultasi secara komprehensif kepada Pak Adnan, mengingat visitasi eksternal yang akan dilakukan nanti tidak bisa diprediksi ke unit kerja mana sebagai sampling, oleh karena itu seluruh unit kerja harus siap divisitasi”tambah Iwa.

Narasumber workshop, Ir. Adnan Adlin menyampaikan berbagai informasi, diantaranya tentang rencana Tim Audit Eksternal yang akan mengaudit FPTK adalah TnV yang berasal dari India, sementara Tim Audit Eksternal sebelumnya dari URS yang berasal dari Inggris. Pola auditnya sama hanya yang membedakan negara asalnya saja. Terkait istilah-istilah yang digunakan dalam ISO hampir mirip, seperti istilah stakeholder sama dengan pihak terkait dalam konteks organisasi; SOTK lebih ke arah Job Desk/Uraian Tugas masing-masing jabatan; Bisnis Proses sama dengan Peta Proses agar lebih halus karena digunakan di lingkungan pendidikan; Sosialisasi Visi, Misi dan Kebijakan Mutu agar lebih efektif dilakukan dengan cara mengundang peserta, diberikan materi tentang visi, misi dan kebijakan mutu.

Untuk konten workshop yang harus dilakukan oleh peserta adalah menyiapkan daftar catatan mutu yang telah diisi dengan kegiatan terkait ISO 9001:2015, yaitu form :

  1. Konteks Organisasi;
  2. Risk analysis / Analisa Resiko dan Peluang;
  3. Rencana Manajemen Mutu (RMM);
  4. Laporan Pencapaian Target Mutu (LPTM);
  5. Laporan Ketidaksesuaian / Permohonan Tindakan Perbaikan (PTP);
  6. Bukti survei kepuasan pelanggan, dan evaluasinya serta proses Beasiswa (Khusus Subag Akmawa);
  7. Pengadaan Barang dan Jasa dan terkait Pihak III (Khusus Subag Umper);
  8. Proses Rekrutmen Pegawai, Mutasi/Rotasi, SKP, Pelatihan Kinerja (Khusus Subag Kepegawaian dan Keuangan)

Untuk Prodi : Jadwal kuliah ganjil/genap, Sampel 2 mata kuliah berjalan, Bukti perkuliahan (BAP), sampel soal UTS/UAS, Desain perkuliahan/kurikulum. Tiap unit kerja mempersiapkan dokumen bahan visitasi eksternal, urutannya dibagi berdasarkan unit kerja sebagai berikut : 1. Unit Pendukung (Akmawa, Kepegawaian, dan UMPER); 2. Departemen Pendidikan Teknik Arsitektur; 3. Departemen Pendidikan Kesejahtreaan Keluarga; 4. Departemen Pendidikan Teknik Sipil; 5. Departemen Pendidikan Teknik Mesin; 6. Departemen Pendidikan Teknik Elektro; 7. Prodi Pendidikan Teknologi Agroindustri.